Трудовой договор с руководителем. Оформление трудовых отношений

Трудовой кодекс РФ выделяет руководителя организации в отдельную категорию руководящих работников, которые в силу своего особого статуса и позиции в управленческой структуре организации не вписываются в общие рамки правового регулирования труда работников.

Согласно ст. 273 ТК РФ руководитель организации - физическое лицо, которое в соответствии с Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа. Называться должности руководителя организации могут по-разному: генеральный директор, директор, руководитель, управляющий и пр.

Специальные правила заключения и расторжения трудового договора с руководителем организации установлены гл. 43 Трудового кодекса РФ.

Особый статус руководителя организации обусловливает и специфику документального оформления трудовых отношений с ним.

Как показывает аудиторская практика, некорректное документальное оформление трудовых отношений с руководителем организации непосредственно связано с налоговыми рисками организации в части исключения затрат на оплату труда руководителя из состава расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль. Как следствие, организация будет привлечена к налоговой ответственности в виде взыскания штрафа в размере 20% от неуплаченной суммы налога, предусмотренного п. 1 ст. 122 НК РФ, доначисления налога на прибыль и пени за каждый день просрочки платежа (п. 1 ст. 75 НК РФ). Кроме того, к должностным лицам организации (руководителю и главному бухгалтеру) могут быть одновременно применены нормы ст. 15.11 КоАП РФ, влекущие наложение административного штрафа в размере от 2000 руб. до 3000 руб.

Во избежание споров с налоговыми органами рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки, допускаемые при оформлении трудовых отношений с руководителем организации.

Ошибка 1. Отсутствие унифицированных форм N N Т-1 и Т-8, подтверждающих факт приема и увольнения руководителя организации.

В большинстве случаев факт приема и увольнения руководителя организации связи с истечением срока действия трудового договора, установленного уставом организации, подтверждается приказами, составленными в произвольной форме.

При этом унифицированные формы N N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" и Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", не оформляются.

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать такие обязательные реквизиты, как наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц (п. 2 ст. 9 этого Закона).

Основываясь на названных выше требованиях Закона, для признания документа первичным бухгалтерским необходимо составление его по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, или наличие в нем обязательных реквизитов по перечню, содержащемуся в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров, в частности форма N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" и форма N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)". При этом в названном Постановлении Госкомстата России нет каких-либо исключений в части оформления первичных учетных документов в отношении руководителя организации. Для всех работников организации существуют единые правила оформления первичной учетной документации по учету труда и его оплаты вне зависимости от занимаемой должности. В подтверждение этому можно привести еще и положения п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, согласно которым в графу 4 раздела "Сведения о работе" заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Статьей 252 НК РФ установлено, что в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, оформление приказов о приеме на работу и увольнении руководителя организации в связи с истечением срока трудового договора в произвольной форме не соответствует требованиям п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 1 ст. 252 НК РФ, Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Организации, применяющие общую систему налогообложения, обязаны вести налоговый учет. Основой для ведения налогового учета являются также первичные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Это следует, в частности, из данного в ст. 313 НК РФ определения понятия "налоговый учет": система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым кодексом РФ. Кроме того, в ст. 313 НК РФ содержится прямое указание на то, что первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) являются подтверждением данных налогового учета.

Соответственно, если первичные документы (в рассматриваемой ситуации приказы о приеме и увольнении руководителя организации составлены в произвольной форме) приняты налогоплательщиком к учету с нарушением вышеперечисленных требований, то налоговый орган, проводящий выездную налоговую проверку, вправе:

- рассматривать данную ситуацию как отсутствие первичных документов, необходимых для отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций по оплате труда руководителя организации;

- расходы на оплату труда руководителя организации не признать для целей исчисления налога на прибыль;

- привлечь налогоплательщика и его должностных лиц (руководителя организации и главного бухгалтера) к налоговой и административной ответственности на основании п. 1 ст. 122 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ.

В рассматриваемой ситуации (пример 1) в связи с истечением предельного срока (один год) полномочий генерального директора ООО, определенного Уставом ООО, ранее заключенный срочный трудовой договор с директором должен быть прекращен по п. 2 ст. 77 ТК РФ (истечение срока трудового договора).

Соответственно, в ООО должен быть оформлен приказ об увольнении генерального директора (с использованием бланка унифицированной формы N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", утвержденного Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, а затем издан приказ об утверждении в должности генерального директора Белозерцева на новый срок с использованием унифицированной формы N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", как того требуют нормы п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Необходимо иметь в виду, что унифицированные формы N N Т-1 и Т-8 не содержат всех необходимых реквизитов для внесения требуемых записей применительно к должности руководителя организации. Поэтому организация вправе дополнить унифицированные бланки форм N N Т-1 и Т-8 необходимыми реквизитами и утвердить дополненные унифицированные формы в одном из приложений к приказу по учетной политике для целей бухгалтерского учета на соответствующий финансовый год либо в отдельном организационно-распорядительном документе (приказе, распоряжении).

Такие действия можно осуществить на основании положений Постановления Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации", согласно которым в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Ошибка 2. Отсутствие документов, подтверждающих предупреждение руководителя организации о расторжении трудового договора в связи с истечением его срока.

Как показывает аудиторская практика, у многих организаций отсутствуют документы, подтверждающие предупреждение руководителя организации о расторжении трудового договора в связи с истечением его срока (п. 2 ст. 77 ТК РФ).

Согласно ст. 59 Трудового кодекса РФ по соглашению сторон с руководителями организаций (независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности) может заключаться срочный трудовой договор. В этом случае срок действия такого трудового договора определяется учредительными документами организации или соглашением сторон (ст. 275 ТК РФ).

По общему правилу при расторжении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (ст. 79 ТК РФ).

Представляется, что при расторжении трудового договора в связи с истечением его срока (п. 2 ст. 77 ТК РФ) письменное уведомление руководителя организации является тем более обязательным.

Несоблюдение работодателем письменной формы уведомления работника (в том числе и руководителя организации) об увольнении в связи с истечением срока трудового договора в случае возникновения спора лишает работодателя права в подтверждение такого уведомления ссылаться при необходимости на показания свидетелей. Факт уведомления при рассматриваемых обстоятельствах должен подтверждаться письменными доказательствами, в частности как письменным уведомлением работодателя, так и распиской работника о получении уведомления с указанием даты получения такого уведомления. По нашему мнению, самым главным при вручении письменного уведомления руководителю организации является не столько простановка подписи руководителем организации сколько именно указание им даты получения такого уведомления.

Положения ст. 79 ТК РФ не называют письменную форму того документа, которым должен быть предупрежден работник (в том числе и руководитель организации).

Ошибка 3. Отсутствие разрешения уполномоченного органа или лица (по основному месту работы) на работу руководителя организации по совместительству у другого работодателя.

Как показывает аудиторская практика, в ряде случаев руководитель одной организации является по совместительству и руководителем другой организации без оформления надлежащего разрешения и к тому же совершает сделки между этими двумя организациями.

Заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Согласно ст. 276 Трудового кодекса РФ руководитель организации может работать по совместительству у другого работодателя только с разрешения уполномоченного органа юридического лица, либо собственника имущества организации, либо уполномоченного собственником лица (органа). Исключением из общего правила, установленного ст. 276 ТК РФ, является безусловное запрещение совместительства для руководителей государственных и муниципальных унитарных предприятий (п. 2 ст. 21 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях").

Абзацем 4 п. 3 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" установлено, что совмещение лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества (директором, генеральным директором), и членами коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции) должностей в органах управления других организаций допускается только с согласия совета директоров (наблюдательного совета) общества.

Обращаем ваше внимание на то, что положения ст. 276 Трудового кодекса РФ распространяются на тех, кто занимает должность руководителя по основному месту работы. Именно такие лица должны согласовывать свое совместительство с собственниками организации, советом директоров, наблюдательным советом и т.п. Если руководитель организации по основному месту работы занимает должность, например, менеджера или консультанта, то согласовывать свою работу по совместительству у другого работодателя он не обязан (ст. 282 ТК РФ).

Таким образом, в случае, если руководитель организации по основному месту работы работает еще по совместительству руководителем организации у другого работодателя, то по основному месту работы должно быть оформлено разрешение на работу по совместительству (например, решение совета директоров или наблюдательного совета).

В связи с тем, что руководитель одной организации является еще и по совместительству руководителем другой организации, возникает вопрос: можно ли признать недействительным договор, заключенный между юридическими лицами, руководителем каждого из которых является одно и то же лицо, в связи с положениями ст. 182 Гражданского кодекса РФ? Такая ситуация на практике часто встречается, когда нужно заключить сделку между организациями, входящими в состав одного холдинга.

В соответствии с п. 3 ст. 182 Гражданского кодекса РФ представитель не может совершать сделки от имени представляемого в отношении себя лично. Он не может также совершать такие сделки в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением случаев коммерческого представительства.

Пунктом 1 ст. 53 Гражданского кодекса РФ определено, что юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами.

Действия органов юридического лица, направленные на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей юридического лица, признаются действиями самого юридического лица.

Таким образом, органы юридического лица, не являясь самостоятельными субъектами гражданских правоотношений, не могут рассматриваться в этих правоотношениях в качестве представителей юридического лица (Постановления Президиума ВАС РФ от 01.11.2005 N 9467/05, от 21.09.2005 N 6773/05, от 09.02.1999 N 6164/98).

Таким образом, физическое лицо, исполняющее функции единоличного исполнительного органа обеих организаций, являющихся сторонами сделки, не может рассматриваться в качестве представителя сторон при оценке действительности такой сделки, в связи с чем положения п. 3 ст. 182 Гражданского кодекса РФ в данном случае применению не подлежат.

Следовательно, руководитель вправе заключать сделки между возглавляемыми им организациями и подписывать соответствующие договоры от имени обеих организаций.

Ошибка 4. Заключение трудового договора с руководителем организации как с работником в случае, если руководитель является единственным учредителем организации.

Ряд организаций, руководителем которых является единственный их учредитель, заключают со своим руководителем трудовые договоры, что не соответствует требованиям трудового законодательства.

Проблема заключения трудового договора с руководителем организации, являющимся ее единственным учредителем, однозначно не урегулирована действующим законодательством, в связи с чем у такой организации возникают налоговые риски, связанные с признанием для целей исчисления налога на прибыль начисленных сумм оплаты труда этого руководителя.

Статьей 56 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что трудовой договор заключается между работником и работодателем. В рассматриваемой ситуации по отношению к руководителю организации отсутствует его работодатель.

Вместе с тем руководитель организации заключает трудовые договоры с работниками, выступая в них в качестве работодателя. Подписание трудового договора одним и тем же лицом от имени работника и от имени работодателя не допускается.

Особенности регулирования труда руководителя организации предусмотрены в гл. 43 "Особенности регулирования труда руководителя организации и членов коллегиального исполнительного органа организации" Трудового кодекса РФ.

Согласно ст. 273 ТК РФ положения гл. 43 Трудового кодекса РФ распространяются на руководителей организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, за исключением, в частности, случая, когда руководитель организации является единственным участником (учредителем), членом организации, собственником ее имущества.

Из этого следует, что с руководителем - единственным учредителем организации трудовой договор не заключается. Соответственно, он не состоит в трудовых отношениях с данной организацией.

Аналогичная точка зрения высказана в Письме Правового управления Роструда от 28.12.2006 N 2262-6-1.

В соответствии со ст. 255 Налогового кодекса РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) или коллективными договорами.

Пунктом 21 ст. 270 Налогового кодекса РФ установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде расходов на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов).

Поэтому, если в решении единственного учредителя о возложении на себя полномочий руководителя организации указан размер ежемесячного вознаграждения, то такие расходы нельзя признать для целей налогообложения прибыли ни в качестве расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ), ни в качестве расходов на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Единственным источником дохода руководителя - единственного учредителя в рассматриваемой ситуации могут быть дивиденды. А ежемесячное вознаграждение, отпускные, командировочные в этом случае являются личными расходами единственного учредителя, а не его организации.

Ошибка 5. В приказе по бухгалтерской учетной политике организации на очередной финансовый год не отражено, что руководитель организации лично ведет бухгалтерский учет. При этом в штатное расписание введена должность главного бухгалтера.

В соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. При этом руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:
а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.

Таким образом, возможность руководителя организации лично вести бухгалтерский учет прямо предусмотрена законом.
При этом действующим законодательством не предусмотрено обязательное наличие в штате организации должности главного бухгалтера.

Если руководитель организации лично ведет бухгалтерский учет, это должно быть отражено в приказе об учетной политике организации для целей бухгалтерского учета. Введение в штатное расписание (унифицированная форма N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) должности главного бухгалтера в этом случае не требуется (Письмо Роструда от 28.12.2006 N 2263-6-1).

Копия приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя организации на практике часто выдается организацией для своих покупателей и заказчиков. Это связано с тем, что при реализации продукции (работ, услуг), имущественных прав организация выставляет счета-фактуры в адрес своих контрагентов, которые должны быть подписаны руководителем организации и ее главным бухгалтером либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ. В том случае, когда руководитель организации ведет бухгалтерский учет лично, его подпись один раз проставляется на счете-фактуре (за руководителя). Подписи главного бухгалтера на счете-фактуре в соответствии с требованиями п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ в этом случае не будет (Постановление Президиума ВАС РФ от 09.07.2002 N 58/02). До налоговых органов указанное Постановление Президиума ВАС РФ доведено Письмом МНС России от 02.09.2002 N ШС-6-14/1353.

Е.В.Орлова