Сроки хранения документов

На предприятие, работающее на постоянной основе, изо дня в день поступают различные документы. С каждым днём их количество растёт. Они накапливаются. И вроде бы все операции по ним выполнены, и отчёты сданы, и урегулированы отношения с работниками, и, казалось бы, что эти бумаги никогда больше не понадобятся и их можно уничтожить. Однако, делать этого не стоит. Просто так уничтожать бумажные носители нельзя, их необходимо хранить в течение установленных законодательством сроков.

Но, если складировать все документы, то можно утонуть в море бумаг. Что же делать? Единственный выход – привести документацию в порядок: наладить делопроизводство, назначить ответственных за документооборот; определить, какие бумаги необходимо ещё держать на предприятии, какие следует уничтожить, а какие требуется подготовить к сдаче в архив. Если такая работа вызывает трудности, то поможет в данной ситуации архивная компания, предлагающая широкий спектр услуг, начиная с подготовки документов к архивации и заканчивая размещением их на хранение.

Ответственность за непредъявление необходимой документации

Если в ходе проверки предприятия контролирующими органами обнаруживается отсутствие каких-либо бумаг, то предприятие, руководитель и ответственные лица несут административную ответственность в виде немалых штрафных санкций в размере от 2,5 до 300 тысяч рублей и возможной дисквалификации сроком от одного до двух лет.

Какие документы и как долго их следует хранить

Основу любого архива составляют финансовые, кадровые, управленческие и правоустанавливающие документы. Все они хранятся согласно номенклатуре дел. Дело представляет собой прошитую папку с оригиналами и указанием на титульном листе наименования дела, его номера и длительности хранения, которая исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения хозяйственной операции.

Срок хранения документов в архиве составляет:

• для большей части бухгалтерской документации (счетов-фактур, реестров, книг учета доходов и расходов, табелей, журналов учета рабочего времени, актов выполненных работ, договоров и дополнительных соглашений к ним) – 5 лет;

• для годовых бухгалтерских балансов и отчетов – постоянно, до момента ликвидации предприятия;

• для графиков отпусков и бумаг о дисциплинарных взысканиях – 3 года;

• для книг учета инструктажей по охране труда – 45 лет;

• для договоров гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг физлицами и лицевых счетов работников, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г. – 50 лет;

• для договоров гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг физлицами и лицевых счетов работников, законченных делопроизводством не позднее 31 декабря 2002 г. – 75 лет;

• для налоговой документации (деклараций, расчетов авансовых платежей, справок) – 4 года;

• для бумаг о недостачах – 10 лет.

Общая длительность хранения документа может оказаться больше. Например, бумаги, подтверждающие недостачу, хранят в течение всего срока её возмещения или списания. И только после этого документы продолжают хранить в соответствии с установленными для них сроками.

Если же по одному и тому же документу законодательством установлены различные сроки хранения, то его необходимо хранить в течение более длительного срока.

При возникновении трудностей с определением срока хранения документа, в течение которого необходимо хранить ту или иную бумагу, можно воспользоваться сервисом определения сроков хранения документов, перейдя по ссылке https://www.archiv.ru/calculators/archivist/. Достаточно в поисковой строке набрать наименование и нажать кнопку «Найти». После этих действий ниже отобразиться искомая информация. Если же сервис не смог распознать вопрос и дать ответ на него, то можно заполнить расположенную ниже форму, отправив которую, обязательно получите исчерпывающий ответ.

Где лучше и удобнее хранить документы

Хранение архивной документации в офисе является не самым лучшим вариантом. Особенно, если площади под офис арендуются: при переезде возникает вероятность утери каких-либо бумаг. Во избежание этого, и лучшей альтернативой в такой ситуации является аутсорсинг, то есть передача документов на хранение компании, оказывающей архивные услуги. Такое решение имеет ряд преимуществ. Во-первых, с документами работают профессионалы, досконально знающие все тонкости архивного дела. Во-вторых, бумагам обеспечивается оптимальный режим хранения. В-третьих, за сохранность переданных на хранение документов отвечает аутсорсинговая компания, а права собственности принадлежат владельцу документации. В-четвертых, сокращаются расходы на хранение бумаг. Поэтому на сегодняшний день все больше участников рынка предпочитают пользоваться услугами архивных компаний.